エクセルファイルをメールで送るとき、「パスワードをどう伝えればいいの？」と迷う方は多いですよね。
特に社外や取引先への送信では、誤った方法で伝えてしまうと、情報漏えいのリスクや信頼低下につながることもあります。
この記事では、ビジネスで安心して使える「エクセルのパスワード送付メール例文」を多数紹介。
社外・社内・英語対応など、さまざまなシーンに合わせたテンプレートを掲載しています。
さらに、安全に送るためのマナーや、パスワードを使わない共有方法も徹底解説。
この記事を読めば、誰にでも迷わず丁寧にパスワードを伝えられるようになります。
エクセルのパスワードをメールで伝えるときの基本マナー
ここでは、エクセルファイルを安全に共有するための基本的なルールをわかりやすく解説します。
特にビジネスシーンでは、取引先や社内の関係者に正しい方法でパスワードを伝えることが重要です。
ファイルとパスワードを同時に送らない理由
最初に覚えておきたいのが、ファイルとパスワードを同じメールで送ってはいけないという原則です。
もし同じメールに両方を記載してしまうと、万が一第三者に転送・誤送信された際、情報を保護する意味がなくなってしまいます。
パスワード付きファイルとパスワードは必ず別のメールで送ることが、最も基本的で重要なマナーです。
「同じメールで送らない」だけで安全性は大幅に高まります。
| 送信内容 | タイミング | 目的 |
|---|---|---|
| ファイル（エクセル本体） | 1通目 | 資料を共有する |
| パスワード | 2通目（数分後） | アクセス制限を伝える |
安全に伝える3つの方法（別メール・時間差・別経路）
ファイルとパスワードを別々に送る際は、以下の3つの方法が効果的です。
1つ目は、メールを分けて送る方法です。1通目でファイルを送り、2通目でパスワードを伝えます。
2つ目は、時間をずらして送信する方法です。たとえばファイル送信後、10分ほど時間を空けてパスワードを送れば、受信者の混乱も防げます。
3つ目は、メール以外の経路（社内チャットやメッセージアプリなど）を使う方法です。
複数の経路を使うことで、安全性と信頼性の両方を確保できます。
| 方法 | 特徴 |
|---|---|
| 別メール送信 | 最も一般的で確実な方法 |
| 時間差送信 | 誤送信時のリスクを低減 |
| 別経路送信 | より高い安全性を確保 |
件名・本文で混乱を防ぐコツ
パスワードを送るメールは、件名と本文の書き方で印象が大きく変わります。
件名には「パスワード送付のご連絡」や「先ほどのファイルのパスワードについて」といった文言を使うと、相手がすぐに内容を理解できます。
本文では、「どのファイルのパスワードか」を明確に伝えましょう。
ファイル名・送信日時・送信者名を一緒に書くと、受信者が混乱しません。
相手が迷わないメールを書くことが、結果的に信頼につながります。
| 項目 | おすすめの書き方例 |
|---|---|
| 件名 | パスワード送付のご連絡（◯◯株式会社様） |
| 本文 | 「先ほどお送りした◯◯ファイルのパスワードをお知らせします。」 |
| 署名 | 氏名・部署・連絡先を明記 |
この基本ルールを守ることで、受信者にも安心感を与え、ビジネスメールとしての信頼度が高まります。
正しい手順でパスワードを伝えることが、情報を守る第一歩です。
【社外宛】エクセルのパスワード送付メール例文集（フルバージョン付き）
ここでは、取引先など社外の相手にパスワード付きエクセルファイルを送るときの具体的なメール文を紹介します。
丁寧さとわかりやすさを重視しつつ、実際にそのまま使える「フルバージョン例文」も掲載しています。
見積書・請求書送付時の例文（正式・丁寧）
社外宛のメールでは、敬意を持った言葉遣いと、明確な内容説明が重要です。
以下の例文は、見積書や請求書を送る場面にそのまま使えるフォーマットです。
| 件名 | 本文（例文） |
|---|---|
| パスワード送付のご連絡（〇〇株式会社 〇〇様） |
〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△でございます。 先ほどお送りいたしました「見積書（Excelファイル）」のパスワードをお知らせいたします。 パスワード：XXXXXX ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 －－－－－－－－－－－－ 〇〇株式会社 △△ 部署名：営業部 電話：03-XXXX-XXXX メール：△△@example.co.jp |
社外向けでは、短くても「挨拶・ファイル名・パスワード・署名」の4点を必ず入れるのが基本です。
納品データ送付時の例文（業務連絡スタイル）
定期的な取引や業務連絡では、やや簡潔な文面でも問題ありません。
ただし、相手がすぐに理解できるよう、件名と本文には明確な情報を残します。
| 件名 | 本文（例文） |
|---|---|
| データ送付に関するパスワードのご連絡 |
〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。△△株式会社の□□です。 先ほどお送りした「納品データ（Excel）」のパスワードをお伝えいたします。 パスワード：XXXXXX お手数をおかけしますが、ご確認をお願いいたします。 －－－－－－－－－－－－ △△株式会社 □□ メール：□□@example.co.jp |
パスワード再送・訂正メールの例文
もしパスワードに誤りがあったり、再送する必要がある場合は、ミスを率直に伝えつつ丁寧に修正を伝えるのがマナーです。
| 件名 | 本文（例文） |
|---|---|
| 【訂正版】パスワード再送のご連絡 |
〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 先ほどお送りした「見積書（Excelファイル）」のパスワードに誤りがございました。 大変申し訳ございません。正しいパスワードを以下の通りお知らせいたします。 正しいパスワード：XXXXXX お手数をおかけしますが、再度ご確認をお願いいたします。 －－－－－－－－－－－－ △△株式会社 □□ |
誤送信時は「訂正メール」をすぐに送り、正しい情報を明確にすることが重要です。
【フルバージョン】ビジネスメール完全テンプレート（件名・本文・署名込み）
以下は、どんなビジネスシーンにも対応できる万能テンプレートです。
文面をそのままコピーし、ファイル名や担当者名を入れ替えるだけで使えます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 件名 | 【パスワード送付】見積書のご連絡（〇〇株式会社 〇〇様） |
| 本文 |
〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 先ほどお送りいたしました「見積書（Excelファイル）」のパスワードをお知らせいたします。 パスワード：XXXXXX ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 －－－－－－－－－－－－ △△株式会社 □□ 部署名：営業部 電話：03-XXXX-XXXX メール：□□@example.co.jp |
社外宛のメールは「簡潔」「正確」「丁寧」の3つを意識することで信頼度が上がります。
【社内宛】エクセルのパスワード送付メール例文集
ここでは、社内でエクセルファイルを共有するときに使えるメール例文を紹介します。
同じ会社のメンバー宛でも、パスワードの伝え方には一定のルールやマナーがあります。
業務効率を保ちながらも、誤送信を防ぐ丁寧な書き方を意識しましょう。
上司・同僚宛の例文（簡潔で明確な表現）
上司や同僚にファイルを送る場合は、形式張りすぎず、必要な情報を短くまとめるのがポイントです。
以下は、最も汎用的に使えるテンプレートです。
| 件名 | 本文（例文） |
|---|---|
| 【パスワード送付】経費精算書（1月分） |
〇〇部 △△様 お疲れさまです。□□です。 先ほど送付した「経費精算書（1月分）」のパスワードをお伝えします。 パスワード：XXXXXX 確認後、問題がなければご連絡ください。 よろしくお願いいたします。 |
社内向けでも、「ファイル名＋パスワード＋挨拶」の3点を明確に書くことが大切です。
複数部署・共有フォルダ連携時の例文
複数人に向けて送る場合は、受信者が混乱しないよう「共有目的」や「ファイル名」を明確にすることが重要です。
| 件名 | 本文（例文） |
|---|---|
| 【パスワード送付】売上データ共有の件 |
関係各位 お疲れさまです。□□です。 先ほど送付した「売上データ（Excelファイル）」のパスワードをお伝えします。 パスワード：XXXXXX ご確認の上、共有フォルダへの格納をお願いいたします。 不明点があればご連絡ください。 |
宛先が複数の場合、「誰に何をしてほしいか」を明確に書くとミスを防げます。
【フルバージョン】社内共有で使えるテンプレート集
次の例文は、社内でよくあるシーンにそのまま使える実用的なテンプレートです。
| シーン | 件名 | 本文（例文） |
|---|---|---|
| 経理資料の共有 | 【パスワード送付】経理資料（3月分） |
経理部 △△様 お疲れさまです。□□です。 先ほどお送りした「経理資料（3月分）」のパスワードをお伝えします。 パスワード：XXXXXX ご確認をお願いいたします。 |
| 社内報告書の共有 | 【パスワード送付】月次報告書（4月分） |
営業部各位 お疲れさまです。□□です。 先ほど共有した「月次報告書（4月分）」のパスワードをお伝えします。 パスワード：XXXXXX 必要に応じて閲覧・保管をお願いいたします。 |
社内宛のメールは、短くても正確に伝わる構成が理想です。
誰宛のファイルか、どんな目的で送るのかをひと目で理解できるメールにしましょう。
【英語対応】海外取引先へのパスワード送付メール例文
ここでは、海外の取引先や外国人パートナーにエクセルのパスワードを伝えるときに使える英語メールの例文を紹介します。
ビジネス英語では、短く・明確に・丁寧に伝えることが重要です。
日本語の直訳ではなく、自然な表現を使うことで相手にも安心感を与えられます。
丁寧なビジネス英語の例文
まずは、初めての取引や正式な連絡で使えるフォーマルな英文です。
| Subject | Message Example |
|---|---|
| Password for the Excel File |
Dear Mr. Smith, Thank you for your continued support. Please find below the password for the Excel file I sent earlier. Password: XXXXXX Should you have any questions, please feel free to contact me. Best regards, Kenji Tanaka ABC Corporation, Sales Department Email: k.tanaka@example.com |
“Please find below the password for the Excel file I sent earlier.” は定番の表現です。
カジュアルなやり取り向けの英文テンプレート
日常的なやり取りや、フレンドリーな関係の取引先向けには、少し柔らかい文体がおすすめです。
| Subject | Message Example |
|---|---|
| Password for the File |
Hi John, Here’s the password for the Excel file I sent a few minutes ago. Password: XXXXXX Let me know once you’ve checked it. Thanks, Kenji |
「Here’s the password for the file I sent earlier」のような自然な表現は、ビジネスでも十分通用します。
ただし、フォーマルな相手に対してはカジュアルすぎる表現を避けましょう。
【フルバージョン】日本語＋英語併記メール例
海外企業でも日本語が分かる相手や、初めてのやり取りの際には「日本語＋英語」の併記形式も効果的です。
特に大切な書類の送付時に、誤解を防ぐためにおすすめの形式です。
| 件名 / Subject | 本文 / Message |
|---|---|
| 【Password Notification】For the Excel File / エクセルファイルのパスワード送付 |
〇〇株式会社 〇〇様 / Dear Mr. Smith, いつもお世話になっております。△△株式会社の田中でございます。 以下、先ほどお送りしたExcelファイルのパスワードをお知らせいたします。 Password for the Excel file I sent earlier is as follows: Password: XXXXXX ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 Please check the file at your convenience. －－－－－－－－－－－－ △△株式会社 田中健二 / Kenji Tanaka 営業部 / Sales Department Email: k.tanaka@example.com |
日英併記メールは「親切で誠実な印象」を与えるため、国際取引で特に有効です。
相手の母語や慣習に合わせて文体を調整すると、信頼関係の構築にもつながります。
メールでパスワードを送るときの注意点とセキュリティ対策
この章では、パスワードをメールで伝えるときに注意すべき点や、よくあるミスを防ぐためのセキュリティ対策を解説します。
「とりあえずメールで送っておけば大丈夫」と考えるのは危険です。基本的なルールを押さえ、確実に安全な方法で共有しましょう。
よくあるNG例とその修正方法
まずは、ついやってしまいがちなNGパターンと、正しい修正例を見てみましょう。
| NGな送信例 | 改善後の送信例 |
|---|---|
|
件名：見積書の送付 本文：見積書を送ります。パスワードは「1234」です。 |
件名：【パスワード送付】見積書のご連絡 本文：先ほどお送りした見積書（Excelファイル）のパスワードをお知らせします。 パスワード：XXXXXX |
NG例のように、同じメール内でファイルとパスワードを併記するのは厳禁です。
別メールに分けて送るだけで、セキュリティリスクは大幅に低減します。
推測されにくいパスワードを作るコツ
安全なパスワードの第一歩は「推測されにくい文字列」を選ぶことです。
以下のポイントを押さえると、第三者に読まれにくくなります。
| 項目 | 具体的なコツ |
|---|---|
| 文字の種類 | 英大文字・小文字・数字・記号を組み合わせる |
| 長さ | 8〜12文字程度を目安にする |
| 避けるべきもの | 誕生日・会社名・ファイル名など推測可能な単語 |
| 例 | S2x!gP94 のようなランダムな組み合わせ |
また、毎回同じパスワードを使い回すのは避けましょう。
ファイルの重要度に応じて、都度パスワードを変えることが安全性を保つコツです。
チャット・SMSなど別経路を使う安全な伝達方法
メールだけでやり取りするよりも、異なる経路を使ってパスワードを伝えると安全性が高まります。
たとえば、次のような方法があります。
| 手段 | 特徴 |
|---|---|
| 社内チャット（Teams、Slackなど） | リアルタイムで共有でき、履歴も残せる |
| SMS（ショートメッセージ） | メールとは別ルートで届けられるため安全性が高い |
| 電話で口頭伝達 | 重要度が高い場合に有効だが、メモの扱いに注意 |
ただし、どの手段を選んでも「受け手が確実に確認できるタイミング」で送ることが大切です。
特に社外の相手には、送信前に「これからパスワードを別メール（または別経路）でお送りします」と一言添えると丁寧です。
パスワードの送信は“情報伝達”ではなく、“信頼を守る行為”と考えましょう。
ルールを守るだけで、相手への印象も信頼性も大きく変わります。
パスワードを使わない安全なファイル共有の方法
ここでは、近年主流となっている「パスワードを使わない安全な共有方法」について解説します。
従来のようにエクセルファイルにパスワードを設定してメールで送る方式は、手間がかかるうえにリスクもあります。
代わりに、セキュリティを確保しつつスムーズに共有できる手段を見ていきましょう。
クラウド共有リンクを使う方法（Google Drive・OneDrive）
Google DriveやOneDriveなどのクラウドサービスを使えば、ファイルを暗号化された状態で共有できます。
また、アクセス権限を細かく設定できるため、「特定の相手だけに見せたい」という場合に最適です。
| 共有方法 | 特徴 | 注意点 |
|---|---|---|
| Google Drive | 特定のメールアドレスにだけ共有可能。リアルタイム編集も可。 | リンクの公開範囲を「限定共有」に設定する。 |
| OneDrive | Microsoftアカウント同士ならスムーズに共有可能。 | 閲覧専用に設定しておくと安全。 |
クラウド共有は、送信後でもアクセス権を変更・取り消しできる点が大きな利点です。
企業の暗号化転送システムを活用する
企業では、ファイル転送専用の暗号化システムを導入しているケースも増えています。
こうしたシステムを使えば、メールに添付せずに安全な専用ルートでファイルを送信できます。
| 手段 | 特徴 |
|---|---|
| ファイル転送システム（例：セキュア便、GigaCCなど） | URLと認証コードを別送し、閲覧履歴も管理できる。 |
| 社内共有システム（イントラネット経由） | 外部に情報が出ないため、社内専用共有に最適。 |
「添付しない」「追跡できる」仕組みを選ぶことが、現代の安全対策です。
一度送ってしまうと削除できないメールと違い、転送システムなら後からアクセスを制御できます。
「PPAP廃止」後の推奨ファイル共有手段
近年、多くの企業が「PPAP（パスワード付きZIPファイル＋別メールでパスワード送付）」方式を廃止しています。
理由は、手間がかかるだけでなく、実際には安全とは言えないためです。
その代わりとして、次のような共有方法が推奨されています。
| 方法 | 特徴 |
|---|---|
| クラウドストレージの共有リンク | 最も一般的で、社外ともスムーズに共有可能。 |
| セキュアファイル便（企業専用） | 送信履歴や閲覧者情報を管理できる。 |
| イントラネット経由共有 | 社内の安全な通信経路を利用できる。 |
「安全性」と「業務効率」を両立させるなら、クラウド共有または専用転送システムの利用が最適解です。
社外の相手とのやり取りでも、これらの仕組みを選ぶことで手間なく安心してファイルを共有できます。
まとめ：安全で信頼されるパスワード送信マナーを身につけよう
ここまで、エクセルのパスワードをメールで伝える際の正しい方法や、ビジネスで使える例文を紹介してきました。
最後に、押さえておくべきポイントを整理しておきましょう。
| 項目 | ポイント |
|---|---|
| 基本ルール | ファイルとパスワードは同じメールで送らない |
| 件名と本文 | 「パスワード送付のご連絡」と明記して混乱を防ぐ |
| 例文 | 社外・社内それぞれに適した丁寧な文面を使う |
| 安全対策 | 別メール・別経路・時間差送信を徹底する |
| 代替手段 | クラウド共有や転送システムを活用する |
これらのルールを意識するだけで、相手への印象が大きく変わります。
メールの丁寧さは「安全に届けようとする配慮」として伝わり、信頼を生みます。
また、どんなに慣れたやり取りでも、情報の扱いには常に慎重さが必要です。
「いつもの相手だから大丈夫」と油断せず、ビジネスマナーとしての意識を持つことが重要です。
最後にもう一度、この記事の要点をまとめます。
- ファイルとパスワードは必ず分けて送る。
- 件名と本文で「何のパスワードか」を明確にする。
- 推測されにくいパスワードを設定する。
- 必要に応じてクラウド共有や暗号化システムを使う。
メールは、あなたの会社の信頼を伝える「顔」でもあります。
正しいパスワード送信マナーを身につけて、相手にも安心と信頼を届けましょう。
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