申込書送付メールの例文集！ 社外・社内で好印象を与える書き方

申込書を送るメールは、ただ書類を添付するだけでは相手に伝わりません。ビジネスでは、件名・宛名・本文・添付ファイル・結びのすべてに配慮することで、相手に信頼感を与えることができます。

本記事では、社外・社内向けの申込書送付メールの書き方をフルバージョン例文付きで解説します。件名の付け方や宛名の書き方、本文の構成、添付ファイルの扱いまで、具体例をもとに丁寧に紹介。また、確認依頼や再送時に使える柔らかい表現やチェックリストも掲載しているため、メール作成の失敗を防ぐことができます。

これを読めば、どんなシーンでも自信を持って申込書送付メールを作成でき、相手に好印象を与えられるようになります。

申込書送付メールとは？目的とマナーを理解しよう

申込書を送付するメールは、単なる事務連絡ではなく、相手との信頼を築く重要なやり取りです。

この章では、送付メールの基本的な目的と、社会人として守るべきマナーを分かりやすく整理します。

申込書送付メールの役割とは？

申込書送付メールの目的は、単に「書類を送る」ことではありません。

受け取る相手にとって必要な情報が明確で、すぐに確認・処理できるようにすることが最大の役割です。

つまり、ビジネスの円滑な進行をサポートするための“情報伝達ツール”なのです。

たとえば、セミナー参加や契約手続きなどで申込書を送る際、相手が「何の書類か」「どのように扱えばいいか」がすぐに分かるメールであれば、やり取りがスムーズになります。

信頼される人が実践している3つの基本マナー

送付メールで信頼される人には、共通する3つのマナーがあります。

1. 目的を明確にする：何を送っているのか、なぜ送るのかを簡潔に伝えましょう。

2. 添付ファイルを丁寧に扱う：ファイル名や形式を明記し、相手が迷わないよう配慮します。

3. 相手の手間を減らす言葉を使う：「ご確認のほどよろしくお願いいたします」など、自然で柔らかい表現を選びましょう。

ビジネスメールでは“簡潔で丁寧”が最も大切なマナーです。

この3点を押さえるだけで、相手に「丁寧で信頼できる人」という印象を与えることができます。

件名と宛名の正しい書き方【例文付き】

申込書送付メールで最初に目に入るのが件名と宛名です。ここでの印象が悪いと、内容を読んでもらえない可能性があります。

この章では、件名と宛名を正しく書くコツと、実際に使える例文を紹介します。

一目で内容が分かる件名の付け方とNG例

件名は「何のメールか」を簡潔に伝えることが最重要です。具体的で、相手が見落とさない内容にしましょう。

例えば、以下のように書くと分かりやすくなります。

ポイントは、用件・対象・送信者を件名内に含めることです。これだけで、相手がメールを開く前に内容を把握できます。

宛名・敬称・差出人表記の基本ルール

宛名では、会社名・部署名・役職・氏名を正確に書き、名前の前に「様」をつけます。複数人や不特定の場合は「ご担当者様」で問題ありません。

例文：

• 〇〇株式会社　人事部　〇〇様
• 〇〇株式会社　ご担当者様

差出人名も必ず会社名とフルネームを明記します。署名欄に連絡先も添えると、相手が確認や返信をしやすくなります。

NG例：名前だけ、社内略称だけで送信すること。受け取り側に不親切な印象を与えます。

まとめると、件名と宛名は「分かりやすく・正確に・礼儀正しく」が鉄則です。これだけでメールの印象が格段に良くなります。

本文の書き方と構成【テンプレート付き】

申込書送付メールの本文は、相手にとって読みやすく、内容がすぐに理解できることが大切です。構成を意識すると、短くても丁寧な印象を与えられます。

ここでは、挨拶・送付目的・添付内容・結びの順に整理し、テンプレート付きで例文を紹介します。

冒頭の挨拶と自己紹介の例文

初めての相手には、簡単な自己紹介を添えると印象が柔らかくなります。

• いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△でございます。
• 初めてご連絡申し上げます。△△株式会社の△△と申します。

ポイントは、社名・部署・氏名を明確にし、相手がどの会社の誰からの連絡かすぐに分かるようにすることです。

送付目的・添付内容の伝え方

申込書を送る理由や内容を簡潔に伝えます。具体的に書くことで、相手が誤解せず確認できます。

• 〇〇セミナー参加申込書をお送りいたします。
• 〇〇サービス利用申込書を添付いたしましたので、ご確認ください。

添付ファイル名も明記すると親切です。例：「添付ファイル名：〇〇申込書.pdf」

結びの言葉と確認依頼の例文

メールの最後には、相手の手間を考えた丁寧な言葉を添えます。

• お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
• 不備などございましたら、ご指摘いただけますと幸いです。
• お手数ですが、受領のご確認をいただけますと助かります。

【完全テンプレート】申込書送付メールの基本形（件名～署名まで）

以下は、社外向けのフルバージョン例文です。コピーしてそのまま使用可能です。

件名：〇〇セミナー申込書送付のご連絡（〇〇株式会社）

〇〇株式会社
人事部　〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△でございます。

先日ご案内いただきました「〇〇セミナー」につきまして、参加申込書を送付いたします。
添付ファイル名：〇〇セミナー申込書.pdf

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
不備などございましたら、ご指摘いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇株式会社　△△部
担当：△△ △△
TEL：03-xxxx-xxxx
E-mail：xxxx@xxxx.co.jp
―――――――――――――

このテンプレートを基に、社内向けやシーン別に文面をカスタマイズすることで、どんな状況でも使えるメールになります。

添付ファイルの扱いと注意点

申込書送付メールでは、添付ファイルの扱いが非常に重要です。正しい方法で送ることで、相手に迷惑をかけず、スムーズなやり取りが可能になります。

この章では、ファイル名・形式・容量・送信方法に分けて注意点を解説します。

ファイル名・拡張子・圧縮形式の正しい指定方法

添付ファイルは、受信者がすぐに内容を把握できるように、わかりやすい名前にすることが基本です。

• 具体例：〇〇セミナー申込書_2026.pdf
• 拡張子はPDFやWordなど、相手が開ける形式を選ぶ
• 複数ファイルを送る場合は、フォルダにまとめてZIP形式に圧縮する

ファイル名には半角スペースや特殊記号を避け、日付や内容が一目で分かるようにしましょう。

容量が大きい場合の送信方法と文例

ファイルサイズが大きい場合は、メールに直接添付せず、安全な方法で送信します。

• オンラインストレージにアップロードしてダウンロード用リンクを送る
• パスワードを設定し、別途伝える

例文：

お手数ですが、容量が大きいため、下記URLより申込書をダウンロードいただけますと幸いです。
ダウンロードURL：https://example.com/download
パスワード：abcd1234

注意点：リンクの有効期限やアクセス権を確認し、第三者が閲覧できないように管理しましょう。

これらを守るだけで、添付ファイルによるトラブルや確認漏れを防ぐことができます。

相手に好印象を与える丁寧フレーズ集

申込書送付メールで、相手に負担をかけず丁寧に伝えるには、文中で使う言葉選びが重要です。ここでは、確認依頼や返信依頼で役立つフレーズを紹介します。

確認依頼・返信依頼の丁寧な表現一覧

相手に確認や対応をお願いする場合、柔らかい表現で伝えることで好印象を与えられます。

• お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
• お手数をおかけいたしますが、ご確認いただけますと幸いです。
• ご確認の上、何か不明点がございましたらお知らせください。
• お手数ですが、受領のご確認をいただけますと助かります。

クッション言葉で印象をやわらげるテクニック

お願いや依頼の前後にクッション言葉を入れることで、柔らかく丁寧な印象になります。

• 恐れ入りますが、〜
• 差し支えなければ、〜
• 念のためご連絡申し上げますが、〜
• ご面倒をおかけいたしますが、〜

これらのフレーズを組み合わせることで、相手に配慮した柔らかいメール文面が完成します。

【目的別】申込書送付メールの例文集

ここでは、すぐに使える申込書送付メールの例文を、目的別・社外・社内向けにまとめました。件名から署名までフルバージョンで掲載していますので、コピー＆カスタマイズ可能です。

社外向けフォーマル例文（フルバージョン）

件名：〇〇セミナー申込書送付のご連絡（〇〇株式会社）

〇〇株式会社
人事部　〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△でございます。

先日ご案内いただきました「〇〇セミナー」につきまして、参加申込書を送付いたします。
添付ファイル名：〇〇セミナー申込書.pdf

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
不備などございましたら、ご指摘いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇株式会社　△△部
担当：△△ △△
TEL：03-xxxx-xxxx
E-mail：xxxx@xxxx.co.jp
―――――――――――――

社内向けカジュアル例文（フルバージョン）

件名：〇〇制度利用申込書の送付について（△△）

△△課　〇〇様

お疲れさまです。△△です。

〇〇制度の申込書を作成しましたので、添付にて送付いたします。
お手すきの際にご確認をお願いいたします。

修正が必要な箇所がありましたらお知らせください。
よろしくお願いいたします。

―――――――――――――
△△株式会社　△△部
△△ △△
E-mail：xxxx@xxxx.co.jp
―――――――――――――

セミナー・契約・制度利用などシーン別文例

目的に応じて文面を使い分けると、相手に伝わりやすくなります。

これらの例文を組み合わせることで、どんな目的でも適切な申込書送付メールを作成できます。

送付後のフォローアップと再送の文例集

申込書を送付した後も、相手が確認や対応を行いやすいようフォローすることが大切です。この章では、返信がない場合の確認メールや再送の際の文例を紹介します。

返信がない場合の確認メール例文

件名：〇〇セミナー申込書の確認のお願い（〇〇株式会社）

〇〇株式会社
人事部　〇〇様

お世話になっております。〇〇株式会社の△△でございます。

先日お送りいたしました「〇〇セミナー」申込書につきまして、念のためご確認いただけましたでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇株式会社　△△部
担当：△△ △△
TEL：03-xxxx-xxxx
E-mail：xxxx@xxxx.co.jp
―――――――――――――

再送時・修正版送付時の文例

件名：申込書再送のご連絡（〇〇株式会社）

〇〇株式会社
人事部　〇〇様

お世話になっております。〇〇株式会社の△△でございます。

先日お送りいたしました申込書につきまして、念のため再送いたします。
添付ファイル名：〇〇セミナー申込書.pdf

お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
不明点がございましたらお知らせください。

何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――――
〇〇株式会社　△△部
担当：△△ △△
TEL：03-xxxx-xxxx
E-mail：xxxx@xxxx.co.jp
―――――――――――――

送付後の確認や再送も、柔らかく丁寧に伝えることが、相手との信頼関係を保つポイントです。

送信前チェックリストとよくあるミス

申込書送付メールは、ちょっとした不注意でトラブルになることがあります。送信前にチェックすることで、誤送信や添付忘れを防ぎましょう。

添付忘れ・誤送信を防ぐ最終チェック表

メールを送る前に、以下の項目を必ず確認してください。

送信直前に見直すポイントまとめ

• 添付ファイルが間違っていないか
• 宛先を誤ってCCやBCCに入れていないか
• 件名と本文の整合性がとれているか
• 敬称や表現が丁寧で自然か
• ファイルサイズや形式に問題がないか

このチェックリストを使うことで、送信ミスを大幅に減らし、安心してメールを送ることができます。

まとめ：丁寧なメールが信頼を築く一通になる

申込書送付メールは、単なる書類送付の手段ではなく、相手との信頼関係を築く大切なコミュニケーション手段です。

件名・宛名・本文・添付ファイル・結びの言葉のすべてで、相手に配慮した丁寧な表現を心がけることがポイントです。

今回紹介した例文やフレーズ集、チェックリストを活用すれば、どんな状況でも適切で好印象なメールを作成できます。

重要なのは「簡潔で丁寧」「相手に分かりやすく」「確認や依頼が自然な形で伝わる」ことです。

これらのポイントを意識してメールを送ることで、ビジネス上の信頼を一通のメールからしっかりと築くことができます。