上司にリマインドメールを送るとき、「失礼にならない書き方がわからない」と感じたことはありませんか。
催促のように受け取られないようにしながら、丁寧に要件を伝えるのは意外と難しいですよね。
この記事では、上司に対して気持ちよく伝わるリマインドメールの書き方、送るタイミング、そして実際に使える例文を詳しく紹介します。
件名から本文の構成、フルバージョンのテンプレートまで完全解説しているので、今日から自信をもってメールが送れるようになります。
「丁寧さ」と「明確さ」を両立した、上司に信頼されるビジネスメールを一緒にマスターしましょう。
上司へのリマインドメールとは？目的と意味を正しく理解しよう
まずは、「リマインドメール」とは何かを正しく理解しておきましょう。
この章では、上司に送る際に気をつけたいポイントと、催促メールとの違いを整理します。
リマインドメールの基本的な役割
リマインドメールとは、以前に伝えた依頼や連絡を思い出してもらうためのメールです。
たとえば、資料の確認や承認、回答のお願いなど、進行中の業務をスムーズに進める目的で使われます。
相手の負担を増やさずに、必要なアクションを思い出してもらうのが最大の目的です。
| 目的 | 内容 |
|---|---|
| 確認 | 依頼や連絡内容の再確認を促す |
| 承認 | 上司に判断や決裁をお願いする |
| 進行 | 次のステップへ進むための情報共有 |
リマインドメールは、あくまで「サポートの連絡」であり、「催促」ではありません。
強い言葉や急かすトーンを避けることが何より重要です。
「催促メール」との違いと正しい使い方
リマインドメールと催促メールは似ていますが、伝え方の温度感が異なります。
リマインドは「思い出してもらう」、催促は「早く対応してもらう」ための連絡です。
| 種類 | 目的 | 印象 |
|---|---|---|
| リマインドメール | 思い出してもらう | 柔らかく丁寧な印象 |
| 催促メール | 早期対応を求める | 少し圧を感じる可能性 |
上司に送る場合は、必ずリマインドのトーンを意識することが大切です。
たとえば次のような言葉を使うと、自然で失礼のない表現になります。
- 「お忙しいところ恐縮ですが」
- 「念のためご連絡いたしました」
- 「お手すきの際にご確認いただけますと幸いです」
思いやりのある一言を添えることで、同じ内容でも印象がまったく違うメールになります。
ここまでで、リマインドメールの基本とマナーを押さえました。
次の章では、実際に「いつ送るのがベストなのか」というタイミングについて詳しく解説します。
上司にリマインドメールを送るベストタイミングと判断基準
リマインドメールは、送るタイミングを誤ると「まだですか？」と催促のように受け取られることがあります。
この章では、上司に対して失礼にならないタイミングの見極め方と、シーン別の判断基準を整理します。
依頼内容別・リマインドすべき時期の目安表
依頼内容によって、リマインドの理想的なタイミングは異なります。
以下の表は、社内でよくある依頼内容をもとにした「送信の目安」です。
| 依頼内容 | 初回送信後の目安 | 具体的な例 |
|---|---|---|
| 資料確認 | 会議の1～2日前 | 会議資料を共有後、前日に「念のためのご連絡」を送る |
| 承認依頼 | 期限の2〜3日前 | 経費申請書・契約書など、期日前に一度確認メールを送る |
| 回答依頼 | 初回メールの3〜5日後 | 質問や調整事項など、返信が必要な内容 |
| 報告・確認 | 当日または前日 | 会議・打ち合わせ前の最終確認 |
基本的には「期限の少し前」か「前日」が理想的なタイミングです。
これにより、相手に余裕を持って対応してもらいやすくなります。
早すぎず遅すぎない「ちょうどいい」タイミングとは
リマインドメールを送るときは、「早すぎても、遅すぎてもNG」です。
早すぎると「せっかち」、遅すぎると「放置していた」と見られてしまう可能性があります。
では、どう判断すればよいのでしょうか。
| 状況 | 送信タイミングの目安 | ポイント |
|---|---|---|
| 初回依頼後に反応なし | 3〜5日後 | 自然なフォローの時期 |
| 期限が近い | 2〜3日前 | 念のためのリマインドが適切 |
| 上司が多忙 | 少し早め（5〜7日前） | 余裕をもって確認を促す |
特に、上司が出張や会議続きの週などは、やや早めにリマインドしておくと親切です。
その際は、「お忙しい中恐縮ですが」「念のためご連絡いたしました」といったクッション言葉を添えましょう。
リマインドは“急かす”ではなく、“思い出してもらう”連絡です。
上司の状況に合わせてベストなタイミングを見極めることが、信頼されるフォローの第一歩です。
次の章では、実際にどのようにメールを書けばよいのか、件名や文面構成のポイントを詳しく解説します。
上司に失礼にならないリマインドメールの書き方
ここでは、上司に送るリマインドメールの基本構成と書き方のコツを紹介します。
丁寧でありながら簡潔に伝えることが、印象を良くする最大のポイントです。
件名の付け方｜一目で伝わる例文付き
件名は、メールを開くかどうかを決める重要な要素です。
忙しい上司でも内容がすぐに理解できるよう、短く明確にまとめましょう。
| 目的 | 件名例 | ポイント |
|---|---|---|
| 承認依頼 | 【ご確認のお願い】経費申請書の承認について | 「ご確認のお願い」で柔らかく伝える |
| 資料確認 | 【リマインド】明日の会議資料ご確認のお願い | リマインドの意図を明確にする |
| 回答依頼 | 【再送】ご回答依頼：〇〇の件 | 再送であることを明示して誤解を防ぐ |
件名は長くなりすぎず、15〜25文字程度が理想的です。
「お願い」「ご確認」「リマインド」などの言葉を入れると、目的が伝わりやすくなります。
本文構成テンプレート（挨拶→目的→お願い→結び）
本文は、以下の4ステップに沿って書くと自然です。
流れを整えることで、上司に負担をかけずスムーズに伝わるメールになります。
| 構成 | 内容 | 文例 |
|---|---|---|
| ① 挨拶 | 丁寧な冒頭のひとこと | お疲れさまです。△△です。 |
| ② 目的 | リマインドする理由を明確に | 先日ご依頼しました〇〇の件でご連絡いたしました。 |
| ③ お願い | 柔らかく依頼する | お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。 |
| ④ 結び | 感謝を添えて締める | 何卒よろしくお願いいたします。 |
このテンプレートに従えば、どんな内容でも自然で好印象なメールが作れます。
避けるべき表現・トーン
リマインドメールでは、強すぎる表現を避けることが大切です。
以下のような言葉は、相手に圧を与える可能性があります。
| 避けるべき表現 | 代替表現 |
|---|---|
| 「まだ対応いただけていません」 | 「念のためご連絡いたしました」 |
| 「早急にお願いします」 | 「お手すきの際にご確認いただけますと幸いです」 |
| 「至急ご対応ください」 | 「ご都合のよいタイミングでご対応いただけますと幸いです」 |
リマインドメールの目的は“急かす”ことではなく“思い出してもらう”ことを常に意識しましょう。
柔らかく丁寧な言葉遣いこそが、上司への信頼を積み重ねるポイントです。
次の章では、実際にそのまま使えるシーン別のリマインドメール例文を紹介します。
【完全保存版】上司へのリマインドメール例文集
ここからは、実際にそのまま使えるリマインドメールの例文を紹介します。
シーン別に複数パターンを用意しているので、状況に合わせてコピペして使えます。
承認依頼のリマインドメール例文（丁寧・カジュアルの2パターン）
まずは、上司に承認をお願いする場面の例文です。
経費精算や申請書の承認など、フォーマルさが求められる場面では次の文面が最適です。
| パターン | 例文 |
|---|---|
| 丁寧 |
件名：【ご確認のお願い】経費申請書の承認について 〇〇部長 お疲れさまです。△△です。 先日ご提出しました「10月分経費申請書」について、念のためご連絡いたしました。 お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のうえご承認いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 |
| カジュアル |
件名：【リマインド】経費申請書のご確認 〇〇課長 お疲れさまです。△△です。 先日お送りした経費申請書について、念のためリマインドさせていただきました。 お手すきの際にご確認をお願いいたします。 よろしくお願いいたします。 |
会議資料の確認を促すリマインドメール例文
会議前に上司へ資料を確認してもらいたい場合の文面です。
| 目的 | 例文 |
|---|---|
| 資料確認 |
件名：【ご確認のお願い】明日の会議資料について 〇〇部長 お疲れさまです。△△です。 明日の会議で使用予定の資料をお送りしております。 お忙しい中恐縮ですが、念のためご確認のほどお願いいたします。 何卒よろしくお願いいたします。 |
締め切り前に送るフォローリマインドメール例文
期限が近づいているときに、穏やかに思い出してもらうメールです。
| 目的 | 例文 |
|---|---|
| 締め切り前フォロー |
件名：【ご確認のお願い】アンケート回答期限について 〇〇課長 お疲れさまです。△△です。 先日ご案内しました社内アンケートの回答期限が、明日17時となっております。 ご多忙のところ恐縮ですが、念のためご連絡いたしました。 お時間のある際にご対応いただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。 |
期限を過ぎた後の再リマインド例文（フォーマル・やんわり）
期限を過ぎても上司が対応できていないときは、やんわりと再度伝えるのがコツです。
| トーン | 例文 |
|---|---|
| フォーマル |
件名：【再確認のお願い】〇〇の件について 〇〇部長 お疲れさまです。△△です。 以前お願いしておりました〇〇の件について、締め切りを過ぎておりますため、再度ご連絡いたしました。 ご対応のご予定を確認させていただけますと幸いです。 お忙しい中恐縮ですが、よろしくお願いいたします。 |
| やんわり |
件名：【念のためご連絡】〇〇のご対応について 〇〇課長 お疲れさまです。△△です。 先日お願いしておりました〇〇の件について、念のためご連絡いたしました。 お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。 |
【フルバージョン例文】上司に失礼のない万能リマインドメール全文
どんな状況でも応用できる、汎用的なリマインドメールの完成形です。
| 項目 | 全文 |
|---|---|
| フルバージョン |
件名：【ご確認のお願い】〇〇の件について 〇〇部長 お疲れさまです。△△です。 先日お送りしました〇〇の件につきまして、念のためご連絡いたしました。 お忙しいところ恐縮ですが、お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。 ご対応のほど、何卒よろしくお願いいたします。 ――――――――――――――――――― △△ △△（部署名） 内線：0000／メール：example@company.jp ――――――――――――――――――― |
これらの例文をベースに、自分の状況に合わせて1〜2文調整すれば完璧なメールが作れます。
次の章では、リマインドメールをより感じよく仕上げるコツを解説します。
印象の良いメールに仕上げる3つのコツ
同じ内容のリマインドメールでも、言葉遣いや表現次第で印象は大きく変わります。
ここでは、上司に好印象を与えつつ、丁寧さを保つための3つのコツを紹介します。
クッション言葉で柔らかく伝える
リマインドメールの印象を左右する最大のポイントは、「クッション言葉」の使い方です。
直接的な依頼や確認をする前に、ひとこと添えるだけで印象が格段に良くなります。
| クッション言葉 | 使い方例 |
|---|---|
| お忙しいところ恐縮ですが | お忙しいところ恐縮ですが、〇〇の件につきましてご確認をお願いいたします。 |
| 念のためご連絡いたしました | 先日お送りした件について、念のためご連絡いたしました。 |
| お手すきの際に | お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。 |
クッション言葉は「気遣いのバリア」のようなものです。
使うことで、相手にプレッシャーを与えずに自然なリマインドができます。
件名・語尾の工夫で「催促感」を消す
メールの件名や語尾表現も、印象を左右します。
件名は「リマインド」よりも「ご確認のお願い」「念のためご連絡」などの言葉を使うと柔らかくなります。
| 悪い例 | 改善例 |
|---|---|
| 【リマインド】〇〇の件 | 【ご確認のお願い】〇〇の件について |
| 【至急】ご対応お願いします | 【念のためご連絡】〇〇について |
語尾も、できるだけ穏やかな表現にするのがポイントです。
- 「ご確認ください」→「ご確認いただけますと幸いです」
- 「お願いします」→「お願いいたします」
- 「至急お願いします」→「お手すきの際にお願いいたします」
焦りや強制感のある語尾を避けるだけで、印象がぐっと穏やかになります。
気遣いを伝える一文を添えるテクニック
リマインドの最後に、感謝や気遣いを伝える一文を入れると、受け取る印象が大きく変わります。
以下のような締めの言葉を使うと、フォロー上手な印象を与えられます。
| 状況 | おすすめの一文 |
|---|---|
| 上司が多忙な時 | ご多忙の中恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 |
| 急ぎの案件 | お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。 |
| 社内調整中 | ご対応にお時間をいただき恐縮ですが、引き続きよろしくお願いいたします。 |
「相手の立場を思いやる一文」は、メール全体の印象を格上げする魔法の要素です。
たった一文添えるだけで、丁寧で感じの良い印象を残せます。
次の章では、リマインドメールを送った後の対応とマナーについて解説します。
リマインドメールを送った後の対応とマナー
リマインドメールは送ったあとも気を抜かないことが大切です。
ここでは、返信がない場合の再リマインド方法と、メール以外のフォロー手段について紹介します。
返信がない場合の再リマインドの文面例
最初のリマインドから2〜3日経っても反応がない場合は、軽く再リマインドを送っても問題ありません。
ただし、催促のように感じさせないトーンを意識しましょう。
| 状況 | 文面例 |
|---|---|
| フォーマル |
件名：【再送】〇〇の件について 〇〇部長 お疲れさまです。△△です。 先日お送りしました〇〇の件につきまして、ご確認状況をお伺いできればと思いご連絡いたしました。 お忙しい中恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。 |
| やんわり |
件名：【念のためご連絡】〇〇の件について 〇〇課長 お疲れさまです。△△です。 先日ご連絡いたしました〇〇の件について、念のため再度ご連絡いたしました。 お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。 |
2回目のリマインドは「確認のため」「念のため」など、柔らかい理由づけを添えると印象が和らぎます。
メール以外でのスマートなフォロー方法（口頭・チャットなど）
重要な案件や期限が迫っている場合、メールだけで待つのは非効率です。
そんなときは、口頭や社内チャットを使って軽くフォローするのも効果的です。
| 手段 | 伝え方例 |
|---|---|
| 口頭 | 「先日メールでお送りした〇〇の件ですが、ご確認いただけそうでしょうか？」 |
| チャット | 「お疲れさまです。〇〇の件、先日メールをお送りしましたがご確認いただけましたでしょうか？」 |
このときも「確認されていますか？」ではなく、「ご確認いただけましたでしょうか？」のようにやわらかく表現するのがポイントです。
また、再リマインドとフォローの間隔を空けすぎないことも重要です。
| タイミング | 対応方法 |
|---|---|
| 初回リマインド送信後2〜3日 | 再リマインドメールを送る |
| 再リマインド後も返信なし | 口頭またはチャットで確認 |
相手の状況を尊重しながらも、必要なフォローを怠らないことが信頼を生む対応です。
次の章では、この記事全体のまとめと、上司へのリマインドメールで大切にすべき考え方を整理します。
まとめ｜上司へのリマインドメールは「思いやり＋明確さ」で信頼を築く
上司へのリマインドメールは、単なる「催促」ではなく、仕事を円滑に進めるための大切なコミュニケーションです。
本記事で紹介したポイントを押さえれば、失礼のない自然なメールが書けるようになります。
| ポイント | 概要 |
|---|---|
| 件名は明確に | 「ご確認のお願い」や「念のためご連絡」など、目的が伝わる言葉を選ぶ |
| 本文は簡潔に | 挨拶→目的→お願い→結びの4ステップを意識する |
| トーンは柔らかく | クッション言葉を使って、圧を感じさせない文面にする |
| タイミングを見極める | 期限の少し前、もしくは初回から3〜5日後がベスト |
| 再リマインドも丁寧に | 「念のため」「ご確認のほど」などの表現で穏やかにフォローする |
「気遣い」と「明確さ」を両立できる人は、上司からも信頼される存在になります。
一度テンプレートを自分用に整えておけば、どんな場面でも迷わず送れるようになります。
今日からは、「催促ではなくサポートのメール」を意識して、スマートなフォローを実践してみてください。
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