展示会を成功させるためには、来場者に「行きたい」と思わせる招待メールが欠かせません。
本記事では、BtoB企業の営業・マーケティング担当者向けに、社外・社内問わず使える具体的な例文を多数紹介しています。件名や導入文、展示会概要、来場特典、締めの文章まで、すぐにコピー＆カスタマイズ可能なテンプレートを網羅。また、開封率を上げるタイトルの作り方や文章のポイント、配信タイミングのコツなど、効果的に読者を行動へ導くノウハウも解説。さらに、展示会後のフォローアップメール例も掲載しており、次の商談や接点につなげる手法も身につきます。この記事を参考にすれば、魅力的で成果につながる招待メールを作成し、展示会の集客と関係構築を最大化できます。
展示会の招待メールとは？来場を左右する最初の接点
展示会の招待メールは、単なるお知らせではなく「来てみたい」と思ってもらうための最初のきっかけです。
ここでは、招待メールが果たす役割や効果的に機能させるための基本を整理します。
展示会集客でメールが果たす役割
展示会の招待メールは、来場を促す最も直接的な集客手段です。
パンフレットや広告よりも個別性が高く、相手に合わせた内容を届けられる点が強みです。
「どんな展示なのか」「来ると何が得られるのか」を短時間で伝えられることがポイントです。
| 手段 | 目的 | 特徴 |
|---|---|---|
| メール | 個別案内 | パーソナルで即時性が高い |
| 広告 | 広範囲告知 | 不特定多数への情報発信 |
| 電話 | 特定顧客への案内 | 人手がかかるが反応率が高い |
「案内」ではなく「来たくなる動機」を作るメールとは
単なる情報伝達だけでなく、「行ってみたい」と思ってもらうためにはベネフィット（受け取る価値）を明確にすることが重要です。
例えば、製品デモや新技術の体験、担当者との直接対話など、相手にとって意味のある情報を中心に据えましょう。
招待メールで「相手にとってのメリット」を示せていない場合、多くはスルーされてしまいます。
展示会招待メールで意識すべき3つの効果（集客・信頼・ブランド）
1通のメールには、単に来場を促す以上の効果があります。
以下の3つの観点を意識すると、展示会全体の成果に直結します。
| 効果 | 目的 | 具体例 |
|---|---|---|
| 集客 | 来場数の増加 | 興味を引く件名や見どころの強調 |
| 信頼 | 企業イメージの向上 | 誠実で丁寧な文面・統一感のあるデザイン |
| ブランド | 長期的な印象形成 | 一貫したトーンで企業らしさを演出 |
つまり、展示会招待メールは「案内」ではなく「信頼と関係を築く第一歩」なのです。
次章では、実際にメールを作成する前に整理すべき3つの準備について解説します。
展示会招待メールを書く前に決めるべき3つのポイント
メール本文を書く前に、いきなり文面を考えてしまうと内容があいまいになりがちです。
ここでは、スムーズに書けて成果にもつながるように、事前に整理しておくべき3つの要素を紹介します。
誰に送る？ターゲット別の目的整理
まず最初に決めるべきは「誰に向けたメールなのか」です。
既存顧客、見込み顧客、協力会社など、対象によって使う言葉や伝える内容が変わります。
同じテンプレートをすべての相手に送ると、印象が薄くなりやすいので注意が必要です。
| 対象 | 目的 | 伝えるべき内容 |
|---|---|---|
| 既存顧客 | 関係強化 | 感謝の言葉・新製品紹介 |
| 見込み顧客 | 初回接点 | 展示内容・来場メリット |
| 協力会社・取引先 | 情報共有 | 出展報告・現地での交流案内 |
このように、ターゲットを明確にすると文章のトーンや情報量を調整しやすくなります。
伝えるべき情報（会場・日程・出展内容）
展示会の招待メールでは、「すぐに予定が立てられる情報」をわかりやすく整理することが重要です。
会場名や日付、ブース番号などの基本情報は、本文の中だけでなく表形式で見せると親切です。
| 項目 | 内容の例 |
|---|---|
| 日時 | 2026年3月10日（水）〜3月12日（金）10:00〜17:00 |
| 会場 | 東京ビッグサイト 西ホール |
| ブース番号 | 西3ホール 小間番号：W-25 |
| 出展内容 | 新製品「ABCシリーズ」の実演デモと相談コーナー |
相手が見た瞬間に「行ける日」「場所」がすぐ確認できる構成が理想です。
目指すアクションを1つに絞る（来場・予約・資料請求など）
招待メールの目的は、「読んでもらう」ことではなく「行動してもらう」ことです。
来場予約、資料請求、デモ申し込みなど、目的を1つに絞ることでメールの流れがスッキリまとまります。
複数の目的を盛り込みすぎると、相手が何をすればいいのか迷ってしまうリスクがあります。
| 目的 | 誘導の方法 |
|---|---|
| 来場予約 | フォームやQRコードへのリンクを設置 |
| 資料請求 | 添付ファイルやダウンロードURLを明記 |
| 相談予約 | 担当者の連絡先を記載して個別対応を案内 |
目的が明確なメールほど、読者は行動を起こしやすくなります。
次章では、実際にどのような構成で招待メールを書けばよいのかをテンプレート形式で紹介します。
展示会招待メールの基本構成テンプレート
展示会招待メールは、ただ情報を並べるだけでは十分な効果を得られません。
「開封される」「読まれる」「行動される」3つの段階を意識して構成を作ることが大切です。
ここでは、実際のテンプレート構成とともに、各要素の書き方のコツを紹介します。
件名（タイトル）で開封を促すコツと例文
メールの第一印象を決めるのは件名です。
受信トレイで見た瞬間に「自分に関係がある」と感じてもらう言葉を入れると、開封率が上がります。
件名は30文字以内が理想で、具体的なメリットを伝えることがポイントです。
| タイプ | 例文 |
|---|---|
| ベネフィット型 | 「〇〇展示会｜3分でわかる最新技術をご紹介」 |
| 限定感を出す型 | 「【ご招待】〇〇展示会限定の実演デモ開催」 |
| 興味喚起型 | 「展示会で“未来の標準技術”を体験しませんか？」 |
件名は「短く・具体的・相手の利益を伝える」3拍子が鍵です。
導入文（挨拶＋興味づけ）の書き方例
導入文では、最初の2〜3行で信頼感を伝え、相手に関心を持ってもらいます。
特に初めて連絡する相手には、会社名や担当者名を明確に伝えることが重要です。
| 関係性 | 例文 |
|---|---|
| 既存顧客向け | 「平素よりご愛顧いただき、誠にありがとうございます。〇〇株式会社 営業部の△△です。」 |
| 新規顧客向け | 「突然のご連絡を失礼いたします。〇〇展示会にて貴社にぜひご覧いただきたい技術があり、ご案内申し上げます。」 |
| 協力会社向け | 「お世話になっております。来月出展予定の〇〇展示会について、概要をご共有いたします。」 |
展示会概要・見どころの伝え方例
展示会概要は、シンプルで読みやすく整理することが大切です。
表を使って視覚的にまとめると、相手が日程や場所をすぐに確認できます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 開催日時 | 2026年3月10日（水）〜3月12日（金）10:00〜17:00 |
| 会場 | 東京ビッグサイト 西ホール |
| 出展内容 | 新製品「ABCシリーズ」のデモ展示と説明ブース |
| 見どころ | デモ体験コーナー・最新製品の先行発表 |
数秒で理解できる「整理された構成」が、読者の行動を促す鍵です。
来場特典・事前登録案内の例文
特典がある場合は、必ず本文の中で強調して伝えましょう。
登録フォームやQRコードのリンクも同時に案内するとスムーズです。
| 目的 | 例文 |
|---|---|
| 特典を強調 | 「ご来場いただいた方には、限定資料をご用意しております。」 |
| 登録を促す | 「事前登録をいただくと、当日スムーズに入場できます。」 |
| 次の行動へ誘導 | 「下記フォームよりお申し込みください。」 |
読者に「何をすればいいのか」が一目でわかる構成にしましょう。
締めの文・署名の整え方
メールの最後は、印象を決める大切な部分です。
「当日お会いできることを楽しみにしております」といった自然な締めが効果的です。
| 例文 |
|---|
| 「皆さまのご来場を心よりお待ち申し上げております。」 |
| 「ご不明点などございましたら、担当までお気軽にお問い合わせください。」 |
| 「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」 |
締めの言葉には誠実さと温かみを込め、信頼感を残すことが重要です。
次章では、実際にすぐ使える具体的な例文をシーン別に紹介します。
シーン別 展示会招待メール例文まとめ（コピペOK）
ここでは、実際のシーンに応じた招待メールの例文を紹介します。コピペしてすぐ使える形式で、必要に応じて社名や日時を変更して活用できます。
①社外向け展示会招待メール（正式ビジネス文例）
件名：新製品発表会のご案内【〇〇展示会2026】
〇〇株式会社 商談部 担当 ○○様
平素よりお世話になっております。〇〇株式会社 営業部の△△です。
このたび、〇月〇日から開催される「〇〇展示会2026」に出展いたします。
当日は、弊社新製品「□□シリーズ」の実機展示および担当者によるデモンストレーションを行います。
| 開催概要 | 詳細 |
|---|---|
| 日時 | 2026年〇月〇日（〇）〜〇月〇日（〇）10:00〜17:00 |
| 会場 | 東京ビッグサイト 西ホール 小間番号〇〇 |
ご来場いただいた方には、数量限定のノベルティをご用意しております。
ご多忙とは存じますが、ぜひお立ち寄りください。
事前登録はこちらからお願いいたします。
[事前登録フォームURL]
皆様のご来場を心よりお待ち申し上げます。
〇〇株式会社 営業部 △△ △△
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：△△@example.co.jp
②既存顧客向けフレンドリーな招待メール例文
件名：【ご招待】〇〇展示会で新製品をいち早く体験
いつもお世話になっております。〇〇株式会社 営業部の△△です。
〇月〇日より開催される「〇〇展示会2026」にて、弊社の新製品「□□シリーズ」を先行展示いたします。
デモ体験や質疑応答の時間もございますので、ぜひお立ち寄りください。
事前登録フォームはこちらです。
[事前登録フォームURL]
ご来場を心よりお待ちしております。
③見込み顧客向けセールス色を抑えた例文
件名：〇〇展示会のご案内｜最新技術の実演デモを体験
突然のご連絡失礼いたします。〇〇株式会社の△△です。
このたび、〇月〇日より開催される「〇〇展示会2026」に出展いたします。
展示会では、最新技術のデモンストレーションや製品説明を行います。興味がございましたらぜひお立ち寄りください。
来場登録はこちらからお願いします。
[事前登録フォームURL]
④VIP・取引先向け特別招待メール例文
件名：【特別ご招待】〇〇展示会2026のご案内
〇〇株式会社 △△様
平素より格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。
〇〇株式会社 営業部の△△です。
〇月〇日より開催される「〇〇展示会2026」において、特別にご案内申し上げます。
弊社ブースでは新製品「□□シリーズ」の実演や、担当者との個別相談も可能です。
ご来場希望の際は事前にご連絡いただけますと幸いです。
[事前登録フォームURL]
心よりお待ちしております。
⑤社内共有・関係部署向け案内メール例文
件名：【社内共有】〇〇展示会出展のご案内
関係各位
お疲れ様です。営業企画部の△△です。
弊社は〇月〇日より「〇〇展示会2026」に出展いたします。
現地では新製品「□□シリーズ」の紹介やデモ実演を行いますので、可能な方はぜひご確認ください。
| 開催日 | 2026年〇月〇日〜〇月〇日 |
|---|---|
| 会場 | 東京ビッグサイト 西ホール |
| 出展内容 | 新製品デモ、相談コーナー |
ご不明点は営業企画部までお問い合わせください。
営業企画部 △△ △△
⑥オンライン展示会・ウェビナー招待メール例文
件名：オンライン展示会〇〇へのご招待【登録はこちら】
〇〇株式会社 営業部の△△です。
〇月〇日に開催されるオンライン展示会にて、新製品「□□シリーズ」のライブデモを行います。
ご自宅やオフィスから簡単に参加できますので、ぜひご登録ください。
参加登録はこちら：
[登録フォームURL]
ご参加をお待ちしております。
フルバージョン例文：展示会招待メール完全テンプレート
ここでは、用途別にフルバージョンで作成したテンプレートを紹介します。すぐに使える形式で、社名・日時・ブース番号を差し替えるだけで活用可能です。
新製品発表会バージョン（社外向け）
件名：新製品発表会のご案内【〇〇展示会2026】
〇〇株式会社 商談部 担当 ○○様
平素よりお世話になっております。〇〇株式会社 営業部の△△です。
このたび、〇月〇日から開催される「〇〇展示会2026」に出展いたします。
弊社ブースでは新製品「□□シリーズ」の実機展示および担当者によるデモンストレーションを行います。
| 開催概要 | 詳細 |
|---|---|
| 日時 | 2026年〇月〇日（〇）〜〇月〇日（〇）10:00〜17:00 |
| 会場 | 東京ビッグサイト 西ホール 小間番号〇〇 |
| 出展内容 | 新製品「□□シリーズ」の体験・デモ・担当者相談コーナー |
ご来場いただいた方には、限定ノベルティをご用意しております。
事前登録はこちらからお願いいたします。
[事前登録フォームURL]
皆様のご来場を心よりお待ち申し上げます。
〇〇株式会社 営業部 △△ △△
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：△△@example.co.jp
技術展示・BtoB商談会バージョン（取引先向け）
件名：【特別ご案内】〇〇展示会2026の出展について
〇〇株式会社 △△様
平素より格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。
〇〇株式会社 営業部の△△です。
〇月〇日より開催される「〇〇展示会2026」に出展いたします。
弊社ブースでは新技術のデモンストレーションや、担当者との個別相談をご案内しております。
事前に来場予定をご連絡いただけますとスムーズにご案内可能です。
[事前登録フォームURL]
心よりお待ちしております。
カジュアル展示イベントバージョン（一般来場者向け）
件名：〇〇展示会2026のご案内｜最新製品を体験しませんか？
〇〇株式会社 営業部の△△です。
〇月〇日に開催される「〇〇展示会2026」に出展いたします。
当日は、新製品「□□シリーズ」の体験コーナーや担当者によるデモンストレーションをご用意しています。
事前登録フォームはこちら：
[事前登録フォームURL]
お気軽にご参加ください。皆様のご来場をお待ちしております。
オンライン展示会バージョン（デジタル配信対応）
件名：オンライン展示会〇〇へのご招待【登録はこちら】
〇〇株式会社 営業部の△△です。
〇月〇日に開催されるオンライン展示会にて、新製品「□□シリーズ」のライブデモを行います。
ご自宅やオフィスから簡単に参加できますので、ぜひご登録ください。
参加登録はこちら：
[登録フォームURL]
皆様のご参加をお待ちしております。
効果を高める展示会招待メールの書き方5原則
招待メールをただ送るだけでは、期待した成果を得ることは難しいです。
ここでは、開封率・行動率を高めるための5つの原則を紹介します。
1. 読む人の時間を奪わないシンプルな構成
メールを読む相手は忙しいため、短く整理された文章が重要です。1文1パラグラフで書き、箇条書きや表を活用して視覚的に理解しやすくしましょう。
2. 件名と冒頭で「来場のメリット」を伝える
受信トレイで目にする件名と最初の数行で、相手にとっての価値を明確に示すことが大切です。具体例や特典、デモの内容など、興味を引く要素を盛り込みましょう。
3. レイアウト・デザインの最適化（HTML活用）
段落や見出しを整理し、箇条書き・表・リンク・ボタンを活用して視覚的に理解しやすくします。スマホ閲覧にも最適化し、文字サイズやリンクのタップ範囲を意識しましょう。
4. 配信タイミングとリマインド設計の工夫
招待メールは1回で終わりにせず、開催前のリマインドメールを送ることで効果が高まります。平日午前中や昼休み直前など、開封率が高いタイミングを狙いましょう。
5. 展示会後のフォローアップで信頼を深める
展示会は終了してからが本番とも言えます。来場後にお礼メールや資料送付メールを送ることで、関係を強化し次の行動につなげます。
| 原則 | ポイント |
|---|---|
| シンプルな構成 | 1文1パラグラフ、表や箇条書きで整理 |
| メリットを冒頭で伝える | 件名＋最初の数行で価値を明示 |
| レイアウト・デザイン最適化 | HTML活用、スマホ対応、視覚的整理 |
| 配信タイミングとリマインド | 複数回送信で行動を促す |
| 展示会後のフォローアップ | お礼メール・資料送付で信頼構築 |
この5原則を押さえるだけで、招待メールの効果は大幅に向上します。
次章では、展示会後に送るお礼やフォローアップメールの例文を紹介します。
展示会後に送るお礼＆フォローアップメール例文
展示会後のメールは、来場者との関係を強化し、次の行動につなげる重要なツールです。
ここでは、すぐ使えるお礼・フォローアップの例文を紹介します。
来場お礼メールの例文と構成
件名：〇〇展示会ご来場ありがとうございました
〇〇株式会社 商談部 △△様
先日は「〇〇展示会2026」にお越しいただき、誠にありがとうございました。
弊社ブースでは新製品「□□シリーズ」をご覧いただき、ご意見やご質問をいただけたこと、大変嬉しく思っております。
今後ともより良いサービスをご提供できるよう努めてまいります。
何かご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
〇〇株式会社 営業部 △△ △△
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：△△@example.co.jp
資料送付・商談案内メール例文
件名：【資料送付のご案内】〇〇展示会2026
〇〇株式会社 商談部 △△様
先日は「〇〇展示会2026」にご来場いただきありがとうございました。
ご要望にお応えして、展示会で紹介した製品資料を添付いたします。
ご不明点や詳細な説明をご希望の場合は、オンラインまたは対面でのご相談も承ります。
ご希望の際は下記リンクよりご予約ください。
[相談予約フォームURL]
今後ともよろしくお願いいたします。
次回展示会への誘導メール例文
件名：次回展示会のご案内｜〇〇展示会2027
〇〇株式会社 商談部 △△様
先日は「〇〇展示会2026」にご来場いただき、誠にありがとうございました。
来年の「〇〇展示会2027」では、さらに充実した新製品ラインナップやデモ体験を予定しております。
事前に参加登録いただくと、スムーズにご入場いただけます。
ぜひご登録の上、ご来場ください。
[事前登録フォームURL]
皆様のご来場を心よりお待ちしております。
まとめ｜来場を引き寄せる「伝わる招待メール」を作ろう
展示会招待メールは、単なる案内ではなく来場者の行動を左右する重要なツールです。
今回紹介した構成や例文、5つの原則を意識すれば、開封率や来場率を大幅に向上させることができます。
テンプレートを活かして自社らしい表現へ
例文やテンプレートはそのまま使える便利な素材ですが、差出人名や社名、製品情報などを自社に合わせてカスタマイズすることで、より自然で親しみやすい文章になります。
自社らしい表現を加えることが、読者の信頼と関心を引き寄せるポイントです。
来場者の心を動かすメールが展示会の成功をつくる
招待メールは展示会の第一歩です。
件名で興味を引き、本文で価値を伝え、行動を促すことで、来場者の期待を高められます。
さらに、展示会後のフォローアップまで意識することで、関係性を深め、次の商談や接点へつなげることが可能です。
心を込めた招待メールとフォローの積み重ねが、展示会全体の成果を左右します。
ぜひ今回のテンプレートや例文を活用し、来場者にとって魅力的な招待メールを作成してください。
コメント